Como gerenciar o extrato bancário de sua Empresa

Por mais que existam controvérsias, não há como negar que o coração de uma empresa é o seu “Financeiro”. Afinal de contas, mesmo com várias razões e missões por trás de qualquer negócio, o objetivo principal de uma empresa é gerar lucro. E mais ainda, esse lucro gerado deve se transformar em recurso financeiro, em caixa. E onde esse recurso geralmente fica? Isso mesmo, no banco.

Nesse sentido, gerenciar a movimentação financeira constante no extrato bancário vai além de simplesmente registrar transações financeiras. É um processo que envolve a análise criteriosa de cada entrada e saída de recursos, garantindo não apenas a conformidade com a legislação vigente, mas também a maximização da eficiência operacional e a minimização de riscos financeiros.

Implicações legais

Do ponto de vista legal, a Legislação Societária e o Novo Código Civil exigem que todas as empresas, independentemente de sua opção tributária, mantenham a escrituração de sua movimentação patrimonial e financeira, especialmente a bancária, detalhando o que consta em seus extratos bancários.

Nesse sentido, entradas de recursos financeiros (recebimentos via PIX, DOC, TED, transferências, etc.) na conta bancária da empresa que não sejam amparados por Nota Fiscal, sugerem omissão de receita por parte do contribuinte, sujeitando a empresa e seus sócios a diversas penalidades, inclusive ao recolhimento dos impostos devidos sobre esses valores.

Por outro lado, a falta de esclarecimento sobre o destino de saques, transferências, PIX e cheques pode ser considerada como retirada de pró-labore dos sócios. Isso resulta na tributação dos sócios na pessoa física (Imposto de Renda e INSS) e também na pessoa jurídica, caso seja tributada pelo Lucro Presumido ou Lucro Real (20% INSS patronal).

Confusão patrimonial e omissão contábil

Outro ponto que merece muita atenção é em relação à "mistura" patrimonial na movimentação bancária da empresa. Isso ocorre quando os sócios realizam o pagamento de despesas pessoais (cartão de crédito, luz, telefone, compras diversas, etc.) por meio da conta bancária da empresa. Deve haver uma diferenciação nesse sentido, porque o patrimônio da empresa é diferente do patrimônio dos seus sócios.

Por fim, é um erro pensar que a documentação bancária (extratos e comprovantes) não precisa ser entregue à Contabilidade. Pelo contrário, toda a documentação bancária deve ser enviada mensalmente. Além dos extratos, é importante fornecer documentos que comprovem cada débito e crédito na movimentação bancária.

A conciliação regular dos extratos bancários com os registros contábeis é fundamental para garantir a exatidão das informações financeiras. Este processo envolve a comparação minuciosa de cada transação listada no extrato com os lançamentos contábeis internos da empresa. Identificar discrepâncias de forma rápida e precisa ajuda a evitar erros e fraudes, mantendo a integridade dos registros financeiros.

Lembre-se de que a documentação completa e a escrituração adequada são essenciais para cumprir as obrigações legais e evitar penalidades.